Cum să organizezi o petrecere de Crăciun memorabilă?

Planificarea petrecerii de Crăciun a companiei poate fi o atribuție copleșitoare. Numărul angajaților, personalitățile acestora, bugetul disponibil și momentele ce trebuie să înveselească atmosfera sunt aspecte de care trebuie să ții cont atunci când vrei ca rezultatul să fie unul memorabil.

Dacă intră în sarcina ta organizarea unei petreceri de Crăciun pentru parteneri și colegi, trebuie să ții cont că niciodată nu este prea devreme pentru a stabili data acesteia. Poate nu te vei bucura de spiritul festiv al Crăciunului în luna octombrie sau noiembrie, dar te va ajuta să stabilești în detaliu fiecare aspect al petrecerii și să nu intri în panică. Indiferent de nivelul tău de experiență în organizarea de petreceri, sunt sigură că vei găsi informații prețioase în acest articol. Iar dacă preferi să lucrezi cu o echipă profesionistă, atunci îți stăm la dispoziție cu oferte personalizate și concepte inedite, trebuie doar să ne scrii pe office@entourage.com.ro și vom reveni cu un telefon către tine.

Iată ce pași trebuie să urmezi pentru a organiza o petrecere de Crăciun memorabilă:

  • Setează data evenimentului din timp! – perioada Crăciunului este una aglomerată, plină de evenimente sociale, așa că agenda restaurantelor/hotelurilor/spațiilor de evenimente se încarcă rapid. Stabilește împreună cu partenerii și colegii care este cea mai potrivită zi pentru organizarea unei petreceri de Crăciun. De obicei, zilele de joi și vineri se ocupă cel mai repede și localurile tind să aibă prețuri pentru închiriere mai mari decât în zilele de luni, marți. De îndată ce ai stabilit data, poți trimite un email „save the date„ și poți solicita informații de la colegi despre anumite cerințe alimentare specifice, pentru a întocmi meniul evenimentului.
  • Stabilește bugetul petrecerii! – mărimea bugetului are un impact crescut asupra tipului de petrecere, determinând alegerea locului de desfășurare, meniul și momentele de divertisment. Este necesar să cunoști bugetul cât mai repede cu putință, astfel încât să nu începi să planifici ceva nerealist. Deoarece petrecerea de Crăciun este un eveniment dedicat partenerilor și angajaților, bugetul trebuie alocat astfel încât totul să răspundă dorințelor acestora, nu pe cele ale directorilor în mod direct. În plus, păstrează o parte din buget pentru cheltuieli neprevăzute, acestea putând apărea mai ales în cazul evenimentelor de amploare.
  • Stabilește tipul de petrecere de Crăciun! – există o varietate nesfârșită de tipuri de petreceri de Crăciun și va trebui să decizi dacă este vorba despre un eveniment de zi, unul de seară sau o combinație între cele două. Dacă aceste detalii îți dau bătăi de cap, poți opta oricând pentru o firmă de organizare evenimente.
  • Alege localul în care veți petrece! – cu cât rezervi mai repede restaurantul/sala de evenimente, cu atât mai bine. Identifică cele mai potrivite localuri, în funcție de numărul de participanți și ușurința cu care se poate ajunge. Vizitează câteva dintre cele care ți-au plăcut și discută cu organizatorul de evenimente despre opțiunile disponibile. Va trebui să te informezi despre mobilier și cum poate fi amplasat acesta, astfel încât să rămână un spațiu aerisit, ușor accesibil pentru toți oaspeții, dar și despre echipamentul audio/video ce îți poate fi pus la dispoziție.
  • Alege o tematică pentru petrecere! – tema e precum „bătaia inimii„ pentru o petrecere de Crăciun. Fă un sondaj printre colegi și află ce anume le-ar plăcea mai mult dintr-o lista predefinită. Poate fi o petrecere în stil tradițional, poate avea o tematică anii ‚20, ’60, ’90 ori poate fi inspirată din circ, din lumea filmului, etc. În funcție de tema aleasă, gândește-te la personalizarea spațiului ales, astfel încât să creezi atmosfera specifică. Intrarea în local, set-up-ul meselor, decorațiunile din interior, ringul de dans, toate pot fi personalizate, astfel încât să creeze ambientul dorit.

CITEȘTE ȘI: 10 principii de business inspirate din viața samurailor

  • Stabilește meniul serii! – mâncarea și băutura sunt părți esențiale ale unei petreceri. În funcție de localul ales, va trebui să te decizi dacă optezi pentru un serviciu de catering intern sau optezi pentru o firma specializată. De asemenea, modul în care va fi servită mâncarea este important. Poți alege între un sistem „pass-around„, un bufet suedez sau un meniu „a la carte„, servit la masă de un ospătar. Stabilește cu bucătarii ce tip de servire și ce preparate se potrivesc cel mai bine pentru o astfel de seară și pentru tematica aleasă de tine. Dacă sunteți o companie mare, iar oaspeții vor fi atât colegi, dar și parteneri de afaceri, poți solicita serviciul de degustare în prelabil, pentru a fi sigur că preparatele sunt cele mai bune. În ce privește băuturile, poți opta pentru plata acestora în prealabil sau pot fi achitate la final, în funcție de consumul fiecăruia. Pentru a gestiona mai bine bugetul, poți stabili tichete valorice pentru fiecare angajat, iar fiecare poate consuma – în valoarea acestora – orice băutură dorește.
  • Alege muzica potrivită! – Dansul este sufletul petrecerii, momentul în care toată lumea renunță la inhibiții și se creează legături strânse în cadrul echipei. Pentru ca aceasta să fie bine aleasă, lucrează cu un DJ profesionist, care te poate ajuta să creezi un playlist al petrecerii. Acesta din urmă va ține cont si de tematica petrecerii. De asemenea, o trupa live poate interveni de-a lungul serii, pentru a menține atmosfera și a crea momente speciale. Asigură-te că ai tot set-up-ul necesar și de bună calitate, de la scenă, la lumini și sunet.
  • Momente de divertisment – acestea sunt unele dintre cele mai așteptate momente, căci au rolul de a genera interacțiune, discuții între participanți, de a destinde atmosfera și de a crea amintiri. Comedianți, jongleri, cascadorie, dansatori, flair bartending, magie, show-uri de improvizație, acestea sunt doar câteva momente speciale pe care noi vi le punem la dispoziție. În funcție de tipul petrecerii, poți căuta furnizori de momente speciale pentru petrecerea de Crăciun a companiei.
  • Discursurile și premiile de mulțumire – un cuvânt de mulțumire din partea unui manager poate fi integrat în cadrul programului, dar reține că acesta trebuie să fie scurt și puternic. De asemenea, dacă dorești să îți premiezi colegii, asigură-te că ai un spațiu dedicat pentru diplome și trofee (pe care colegii le pot lua la finalul petrecerii) și că momentul este unul interactiv, distractiv, care să nu creeze frustrări altor colegi.
  • Mici detalii care îmbunătățesc evenimentul – dacă vrei ca evenimentul să fie plăcut și memorabil, iată câteva aspecte de care e indicat să ții cont: contractează un fotograf profesionist care să realizeze fotografii cu cele mai frumoase momente ale petrecerii, alege pentru fiecare angajat/partener un cadou și ambalează-l frumos, asiguiră-te că ai un spațiu dedicat pentru garderobă și că acesta este bine păzit, verifică constant băile și asigură-te că sunt curate, că au prosoape de hârtie, că există săpun și deodorant.
  • Organizează transportul! – asigură-te că oaspeții pot ajunge cu ușurință la eveniment și că nu vor fi probleme la întoarcerea lor acasă. Astfel, închiriază câteva mașini pentru seara petrecerii sau agreează cu o firmă locală de taxi să preia oaspeții la o anumită oră și să îi conducă la locul unde are loc petrecerea. Creează o listă cu toate opțiunile pe care participanții le au pentru a ajunge de petrecere și acasă.
  • Invitațiile la eveniment – dacă vrei ca oamenii să ajungă la petrecere, transmite-le toate informațiile necesare, precum locul evenimentul, organizatorul și persoana de contact, data petrecerii, ora de începere, ora de încheiere, tema petrecerii, dress code, date de contact pentru cerințe speciale. Realizează un design al invitației în ton cu tematica petrecerii și fii pregătit să faci follow-up pentru a primit răspunsuri.
  • Creează un plan al meselor – întocmai ca la o nuntă, o planificare a oaspeților la mese poate fi o sarcină dificilă. Dar un astfel de plan îți garantează că orice confruntări incomode sunt evitate și că toată lumea se va bucura de moment. Printează un plan și îndrumă-ți colegii spre locul lor, când aceștia ajung la local.
  • Rămâi organizat! – un „itinerar„ complet al petrecerii te ajută să rămâi organizat și să previi orice neplăceri în desfășurarea evenimentului. Stabilește „cine„, „când„, „ce„, „unde„. La fiecare întrebare și moment completează cu datele persoanelor responsabile și transmite un fișier către toți cei implicați.
  • Solicită feedback! – descoperă de la invitați care au fost momentele cele mai plăcute de la eveniment și ce poți îmbunătăți la viitoarea ediție.

Dacă ai sugestii la lista noastră de mai sus, nu ezita să ne scrii, pentru a-i ajuta și pe ceilalți să organizeze o petrecere de Crăciun memorabilă. Iar dacă ești în căutarea unui organizator de evenimente, inclusiv de petreceri de Crăciun, nu ezita să ne scrii pe office@entourage.com.ro. Toate bune!

Leave your comment

Please enter your name.
Please enter comment.